Yksityisyydensuoja
AVA Finland-konserni ja sen tytäryhtiöt kunnioittavat yksityisyyttäsi. Tässä yksityisyydensuojailmoituksessa kuvataan oikeutesi säilyttää yksityisyytesi ja sitoutumisemme henkilötietojesi suojaamiseen. AVA Finland-konserni pyrkii täydelliseen läpinäkyvyyteen yksityisyyden suojaamisessa kun AVA Finland-konserni käsittelee henkilötietojasi.
AVA Finland-konserni on suomalainen perheyritys, jonka juridiset yksiköt, liiketoimintaprosessit, hallintorakenteet ja tekniset järjestelmät tuottavat taloushallinto- ja henkilöstöpalveluja asiakkailleen. AVA Finland-konsernin alihankkijat, ohjelmistotalot esim. Visma-konserni ja Finago Oy toimittavat ohjelmistoja ja kauttamme palveluita asiakkaillemme. AVA Finland-konsernin päätoimipiste sijaitsee Seinäjoella. Kaikki AVA Finland-konsernin liiketoiminta sijaitsee EU/ETA-alueella, joten niihin sovelletaan eurooppalaisia tieto- ja yksityisyydensuojasäädöksiä sekä -direktiivejä. Yksityisyydensuojakäytäntömme ja -ohjeemme perustuvat EU / DPGR-direktiivin ja voimassa olevaan yksityisyyden-suojalainsäädäntöön.
AVA Finland-konsernissa kaikki merkittävät yksityisyydensuojaa koskevat päätökset tehdään konsernin tasolla.
Soveltamislaajuus ja hyväksyminen
Tätä yksityisyydensuojailmoitusta sovelletaan kaikkiin AVA Finland-konsernin liiketoiminta-prosesseihin ja sivustoihin, toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin, alihankintana tuotettuja pilvipalveluihin, yhteisöihin, sivustoihin ja kolmannen osapuolen sosiaalisiin verkostoihin esimerkiksi Facebook. Pilvipalvelukohtaiset liitteet näkyvät kyseisen palvelun ehdoissa tai vastaavissa.
Yksityisyydensuojan Ilmoituksessa kerrotaan AVA Finlandin tekemästä tietojen käsittelemisestä, joka määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keinot sekä Asiakkaiden toimeksiannosta tehtävästä tietojenkäsittelystä heidän ohjeitaan noudattaen.
Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella Asiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän yksityisyydensuojakäytännön menettelytavat ja ehdot.
Jos et suostu tähän, älä käytä AVA Finland-konsernin sivustoja, äläkä anna henkilötietojasi.
Mitä ja kenen tietoja käsittelemme?
AVA Finland voi käsitellä seuraavia tietoja työnhakijoiden, yhteyshenkilöiden, ohjelmistoja käyttävien asiakkaidensa ja sellaisten mahdollisen uusien asiakkaiden tietoja, jotka ottavat meihin yhteyden AVA Finland – konsernin sivustojen tai muiden kanavien kautta.
Tässä ilmoituksessa kohteista saatetaan käyttää nimitystä henkilöt tai sinä.
- Omat yhteystietosi ja Asiakkaan yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Syntymäaika, ikä ja sukupuoli
- Työsuhteesi tiedot, kuten työtehtävä, asema sekä ammatilliset mieltymykset ja kiinnostuksen kohteet
- Palaute, kommentit ja kysymykset, jotka koskevat AVA Finlandia alihankkijana, ohjelmistojamme tai palveluitamme
- Toimitiloissamme kuvaamasi valokuvat tai videot
- Lataamasi sisältö, kuten valokuvat tai videot
- Yksilöivät käyttäjätiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana ja turvakysymys
- Taloudelliset tiedot, kuten luottokorttitiedot, pankki ym.
- Selaimesi antamat tiedot, kuten selaimen tyyppi, kieli, sen sivuston osoite, josta saavuit, ja muut liikennetiedot, kuten IP-osoite
- Muut Facebookin kaltaisiin kolmannen osapuolen sosiaalisiin verkostoihin perustamiesi Jos lähetät esimerkiksi kommentin julkiseen keskusteluryhmään tai AVA Finlandia sivustoon, kaikki sivuston käyttäjät voivat lukea sen ja käyttää sitä tarkoituksiin, joita AVA Finlandia ei voi etkä itse voi hallita. AVA Finland ei ole vastuussa tällaisiin keskusteluryhmiin tai AVA Finlandia sivustoihin lähettämistäsi tiedoista. AVA Finland ei lähetä esimerkiksi kommenttejasi tai lausuntojasi ilman etukäteen antamaa suostumustasi.
Rekisterinpitäjänä AVA Finland ei käsittele arkaluontoisia henkilötietojasi.
AVA Finland rekisterinpitäjänä
Jos AVA Finland – konsernin tytäryritys määrittää tietojen käsittelemisen tarkoituksen ja menetelmät, tämä yritys toimii rekisterinpitäjänä. AVA Finland toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme työnhakijoista, sellaisen Asiakkaan henkilöstöstä, jolla on tai voi olla liikesuhde AVA Finland – konsernin kanssa ja henkilöistä, jotka pyytävät meiltä tietoja itselleen tai työnantajansa lukuun. Jos edustat AVA Finlandin Asiakasta, oikeutesi ovat samat kuin vain itseään edustavalla yksityishenkilöllä.
Tietoturva ja tietojen säilyttäminen
Miten suojaamme tietosi?
AVA Finland-konserni (jäljempänä AVA Finland) haluaa olla osoittamasi luottamuksen arvoinen. AVA Finland on sitoutunut estämään tietojesi luvattoman käyttämisen, luovuttamisen ja muun asiattoman käsittelemisen. Lisäksi AVA Finland on sitoutunut varmistamaan, että tietoja käytetään oikein tietoturvan ja turvallisen käytettävyyden takaamiseksi. Osana sitoutumistamme käytämme kohtuullisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä keräämiemme ja käsittelemiemme tietojen turvaamiseksi. AVA Finland on ryhtynyt useisiin toimenpiteisiin tietoturvan varmistamiseksi:
- Suojattu ympäristö – AVA Finland säilyttää tietojasi suojatuissa ympäristöissä, joihin on pääsy vain niillä AVA Finlandin ja alihankkijoiden työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Lisäksi AVA Finland noudattaa yleisesti hyväksyttyjä toimialan standardeja.
- Maksutietojen salaaminen – AVA Finland käyttää toimialan standardien vaatimukset täyttävää salaamista esimerkiksi Internetin kautta lähetettyjen luottokorttitietojen kaltaisten luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.
Näiden toimenpiteiden avulla ei suojata esimerkiksi sivustoissa jakamiasi henkilötietojasi.
Miten pitkään säilytämme tietojasi?
AVA Finland säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa, kuten kysymyksiin vastaamisessa, ongelmien ratkaisemisessa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Siksi voimme säilyttää henkilötietojasi kohtuullisen ajan yhteydenottosi jälkeen. Kun keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti. Voimme käsitellä tietoja tilastollisia tarkoituksia varten, mutta tällöin tiedot muutetaan anonyymeiksi.
AVA Finland tietojen käsittelijänä
AVA Finland konserniin kuuluvat yhtiöt (jäljempänä AVA Finland) tarjoaa erilaisia taloushallinto- ja henkilöstöpalveluita Asiakkaille. Näihin palveluihin liittyy Asiakkaiden tietojen käsittelemistä ja mahdollisesti myös henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät Asiakkaamme, eivät AVA Finland. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii Asiakas. AVA Finland toimii tietojen käsittelijänä. Se käsittelee tietoja Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä AVA Finland noudattaa GDPR- ja tietosuojalainsäädöksiä sekä tietojenkäsittelysopimusta (DPA). Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa,
- että Asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot AVA Finland käsiteltäviksi ja että Asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä
- Asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta.
Toimiessaan tietojen käsittelijänä AVA Finland on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan puolesta.
Tietojen käsittelijänä AVA Finland ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.
Jos tietojen kohteilla on esimerkiksi kysyttävää, kommentteja tai vaatimuksia, jotka koskevat AVA Finlandin käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle. Tietojen käsittelijänä AVA Finland ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjän ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkilötietojen luovuttamista, AVA Finland ilmoittaa asiasta heti rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.
AVA Finland antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä. Tämä voi riippua salassapitosopimuksen ehdoista.
Alihankkijat ja henkilötietojen vieminen
Tietyissä tapauksissa AVA Finland voi antaa tietojen käsittelemisen alihankkijoiden tehtäväksi.
Nämä alihankkijat ovat yleensä pilvipalveluiden tai muiden IT-palveluiden tuottajia. Jos alihankkijoita käytetään, AVA Finland tekee niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA), jotta yksityisyytesi suojataan ja Asiakkaille annetut sitoumukset täytetään.
Miten luovutamme henkilötietojasi?
AVA Finland-konserniin kuuluu useita yrityksiä, joten on todennäköistä, että Asiakas on liikesuhteessa useiden AVA Finland -konserniin kuuluvien yritysten kanssa. On tärkeää, että annamme parasta mahdollista asiakaspalvelua ja tuotamme mahdollisimman myönteisiä kokemuksia. Siksi nämä yritykset luovuttavat tietojasi toisilleen, jotta saamme kokonaiskäsityksen Asiakkaan suhteista konserniin kuuluviin yrityksiin.
AVA Finland ei luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman lupaasi.
AVA Finland voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille muihin tarkoituksiin vain seuraavasti:
Liikekumppanit
AVA Finland voi luovuttaa henkilötietojasi kumppaneilleen, jos liiketoiminta edellyttää sitä. Näin voidaan tehdä, jos esimerkiksi ostat ohjelmistomme tai palvelumme työnantajasi lukuun joltain valtuutetulta kumppaniltamme.
Viranomaiset
Poliisi ja muut viranomaiset voivat vaatia AVA Finlandia luovuttamaan henkilötietoja. Tällöin AVA Finland luovuttaa tiedot vain oikeusistuimen määräyksestä.
Yrityskaupat
Jos AVA Finland-konsernin yhtiö sulautuu toiseen yritykseen tai tekee yrityskaupan tai jos AVA Finland-konsernin yhtiö liiketoiminta myydään osittain tai kokonaan, ostava osapuoli sekä sen ja AVA Finlandin käyttämät konsultit saavat käyttöönsä kyseisen AVA Finlandin yksikön hallinnoimat tiedot. Ne voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja. Tällöin ulkopuoliset osapuolet tekevät AVA Finlandin kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa myös mahdollisen henkilötietojen luovuttamisen.
Yhteyden ottaminen meihin
Jos mielessäsi on yksityisyydensuojailmoitustamme koskevia kommentteja tai kysymyksiä tai jos olet huolissasi yksityisyyden suojaamisesta tai tietojen käyttämisestä tai epäilet, että yksityisyyden suojaasi on loukattu, lähetä viesti osoitteeseen hallinto@avafinland.fi. Voit myös lähettää kirjeen osoitteeseen AVA Finland, Koulukatu 14, 60100 SEINÄJOKI
Käsittelemme pyyntösi tai reklamaatiosi luottamuksellisesti. Edustajamme ottaa yhteyden antamaasi osoitteeseen. Pyrimme varmistamaan, että reklamaatiot käsitellään 6 työpäivän aikana ja niiden vaatimalla tavalla.
Ilmoitukseen tehtävät muutokset
Teemme yksityisyydensuojailmoitukseen muutoksia, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän täällä. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti. Jos teemme ilmoituksemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostiviestin, julkaisemalla ilmoituksen konsernimme sivustossa ja/tai sosiaalisen median sivulla ennen muutosten voimaantuloa.
Yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 7.5.2018